גבייה יעילה מלקוחות - מדריך מעשי על קצה המזלג

איך מונעים היווצרות חובות של לקוחות?

בעלי עסקים וחברות המספקים מוצרים או שירותים נאלצים להתמודד עם לא מעט אתגרים כגון: גיוס לקוחות, קידום ושיווק, התקשרות עם ספקים, ניהול חשבונות, אשראי ובנקים ועוד. בין כל האתגרים הללו, רובץ לפתחם של בעלי העסקים בישראל אתגר קשה ולא תמיד נעים - גביית כסף מלקוחות. למרבה הצער, רוב העסקים בישראל מתמודדים עם קשיים בהליכי גביית כסף מלקוחות, ורבים מבעלי העסקים והחברות מפנים משאבים רבים מדי כדי לקבל את שמגיע להם.

החדשות הטובות הן שהיערכות נכונה ויעילה עשויה לצמצם את הסיכון.

בהחלט ניתן למנוע ולכל הפחות למזער מצב של קשיי גבייה, כשהבסיס לכך הוא נקיטת "מדיניות גבייה" מתאימה.

האם וכיצד ניתן למנוע מצב של קשיי גבייה?

הכוונה היא למספר צעדים שאמור בעל העסק לנקוט מבעוד מועד עוד בשלב ההתקשרות עם הלקוחות, אשר יישומם ימנע מצב בו בעל העסק ייאלץ בשלב מאוחר יותר "לרדוף אחרי הכסף".

הליך גביית כספים מתחיל עוד הרבה לפני שנוצרים החובות, ונכון יותר לדבר על "מניעת חובות", לפני שמגיעים ל"גביית חובות"...

שלב ראשון, מודעות: "סוף מעשה במחשבה תחילה"

השלב הבסיסי ביותר הוא הכרה במציאות, תוך הפנמה של החשיבות הרבה שיש לגיבוש מושכל של מדיניות גבייה. המדובר בתופעה שמזיקה לרווחיות העסק ואף עלולה להביאו למצב של התמוטטות כלכלית.

עסק שמתקשה לגבות חובות מלקוחות מתחיל להפעיל אמצעים שונים ומגוונים כדי לגבותם, תוך פספוס של האמצעי המרכזי והחשוב ביותר העומד לרשותו והוא מניעה. בעלי עסקים חייבים להבין, כי הליך גביית כספים מתחיל עוד הרבה לפני שנוצרים החובות, ונכון יותר לדבר על "מניעת חובות", לפני שמגיעים ל"גביית חובות". בעל עסק שמלכתחילה יפעל בזהירות וינקוט בכל הצעדים העומדים לרשותו ואשר מעניקים לו הגנה, יצמצם באופן משמעותי את החשיפה לסיכונים.

שלב שני - קבלת ייעוץ: "הכה את המומחה"

את גיבוש מדיניות הגבייה יש להתוות בעזרתו של עורך דין מומחה, שיגדיר מהן המטרות של העסק בהקשר של גביית חובות, ומהם האמצעים שיש לנקוט בכדי לממשן.

שלב שלישי - יישום מדיניות הגבייה בפועל

השלב הבא כולל את יישומה של מדיניות הגבייה והפקת היתרונות הגלומים בה שעיקרם הוא צמצום החשיפה של העסק לסיכונים.

מדיניות גבייה כוללת בראש ובראשונה גיבוש ויישום של נוהל קליטת לקוח. כאשר לקוח מקבל שירות או מוצר, חשוב לבצע את ההתקשרות עימו באופן מוסדר וקבוע.

מה כוללת מדיניות גבייה יעילה?

מדיניות גבייה כוללת בראש ובראשונה גיבוש ויישום של נוהל קליטת לקוח. כאשר לקוח מקבל שירות או מוצר, חשוב לבצע את ההתקשרות עימו באופן מוסדר וקבוע.

מדיניות נכונה של קליטת לקוח כוללת החתמתה של הלקוח על מסמכים משפטיים רלוונטיים תמציתיים אך בד בבד מקיפים, ביניהם הסכם התקשרות ברור ומפורט שיסדיר נושאים מרובי חשיבות. הסכם התקשרות בין ספק ללקוח אמור לסייע במניעת מחלוקות אפשריות בין הצדדים, ולפיכך, ככל שיכיל מראש ובכתב כמה שיותר נושאים "נפיצים", כך יעילותו תגבר.

אילו נושאים חשוב לכלול בהסכם התקשרות בין ספק ללקוח?

הנושאים המרכזיים שחייבים להיכלל בהסכם התקשרות, עליו מחתימים בעל עסק את לקוחותיו, כוללים:

1. מהות ופרוט השירות ו/או המוצר שיש לספק והתמורה המלאה בגינו כולל מסים;

2. ראוי שהסכם ההתקשרות יפרט את תנאי התשלום באופן מדויק;

3. את הזכויות והחובות של הצדדים במסגרת העסקה לפי שלבים;

4. את מדיניות הביטולים (תנאים לביטול החוזה) אם וכאשר;

5. ביטחונות לעמידה בהתחייבויות ו/או אי העמידה בהן;

6. את הפיצויים עקב הפרת ההתחייבויות לעיל.

7. לא לשכוח להחתים הלקוח כי הבין את העסקה ופרטיה ולמסור לו העתק.

קרי, פרוט התנאים המסחריים והמשפטיים של העסקה וכל פרט רלוונטי נוסף כגון סקיצה ו/או מידו במידת הרלוונטיות.

לסיכום: מומלץ לכל עסק להתוות מדיניות התקשרות עם לקוחות בצורה אופטימלית ומתאימה לכל עסק, לאחר ייעוץ מקיף עם עו"ד העוסק בתחום המסחרי והגבייה, ואף בצע רעינון מעת לעת בכדי לבצע התאמות לשינויים הרגולטוריים ואופי העסק בסביבתו המשתנה.